Eine Zahlungserinnerung ist ein Schreiben an einen Schuldner, um ihn daran zu erinnern, dass eine Rechnung faellig und noch unbezahlt ist. Sie ist der erste guetliche Schritt im Inkassoprozess. Gut formuliert, genuegt sie oft, um die Zahlung ohne Gerichtsverfahren zu erhalten.
Wann eine Erinnerung senden?
Die Erinnerung sollte gesendet werden, sobald das Faelligkeitsdatum der Rechnung ueberschritten ist. In der Praxis wartet man ueblicherweise 7 bis 10 Tage nach Faelligkeit. Nach 30 Tagen empfiehlt sich der Uebergang zu einer formellen Mahnung.
Eskalationsstufen
- 1. Freundliche Erinnerung: ein hoeflicher Hinweis auf die unbezahlte Rechnung mit Referenz und geschuldetem Betrag.
- 2. Bestimmte Erinnerung: bleibt die erste Erinnerung 15 Tage unbeantwortet, folgt ein bestimmteres Schreiben mit Hinweis auf Verzugszinsen.
- 3. Formelle Mahnung: letzte Warnung vor rechtlichen Schritten. Per Einschreiben mit Rueckschein gesendet, setzt sie eine letzte Zahlungsfrist und nennt die rechtlichen Folgen.
Wesentliche Elemente
- Rechnungsreferenz: Nummer und Ausstellungsdatum
- Geschuldeter Betrag: offener Gesamtbetrag
- Faelligkeitsdatum: Erinnerung an die urspruengliche Frist
- Neue Frist: eingeraeumte Zeit zur Begleichung
- Bankverbindung: zur Erleichterung der Zahlung
- Verzugszinsen: anfallende Zinsen
Erinnerung vs formelle Mahnung
Die Zahlungserinnerung ist ein guetlicher Hinweis ohne besonderen Rechtswert. Die formelle Mahnung hingegen ist ein Rechtsakt, der Verzugszinsen ausloest und eine zwingende Voraussetzung vor jeder gerichtlichen Klage darstellt. Sie muss per Einschreiben mit Rueckschein versendet werden.
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