Arbeitszeugnis anfordern: Anspruch, Form und Codesprache
Das Arbeitszeugnis ist eines der wichtigsten Dokumente Ihrer Karriere. Es liegt jedem Bewerbungsverfahren zugrunde und wird häufig vom künftigen Arbeitgeber kritischer gelesen als das Anschreiben oder der Lebenslauf. Wer kein Zeugnis vorlegen kann oder ein schwaches Zeugnis abliefert, schließt sich von einer großen Zahl von Stellen aus — schon vor dem Vorstellungsgespräch.
In Deutschland besteht ein gesetzlicher Anspruch auf ein qualifiziertes Arbeitszeugnis nach § 109 GewO (Gewerbeordnung). In Österreich nach § 39 AngG bzw. § 1163 ABGB. In der Schweiz nach Art. 330a OR. Der Arbeitgeber kann sich dieser Pflicht nicht entziehen — auch nicht in einem Aufhebungsvertrag.
Welche Arten von Zeugnis gibt es?
- Einfaches Zeugnis (§ 109 Abs. 1 Satz 1 GewO): nur Daten zur Beschäftigung — Name, Position, Beschäftigungsdauer, Tätigkeitsbeschreibung. Ohne Bewertung
- Qualifiziertes Zeugnis (§ 109 Abs. 1 Satz 3 GewO): zusätzlich Bewertung von Leistung und Verhalten. Standard im professionellen Umfeld
- Zwischenzeugnis: während des laufenden Arbeitsverhältnisses, etwa bei Abteilungswechsel, Vorgesetztenwechsel, größerem Reorganisationsprojekt oder geplanter eigener Bewerbung
- Endzeugnis: bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses
- Praktikumszeugnis: bei beendeten Praktika (insb. Pflichtpraktika)
- Ausbildungszeugnis (§ 16 BBiG): besondere Form für Ausbildungsverhältnisse
Wann sollten Sie das Zeugnis anfordern?
Beim Endzeugnis: spätestens mit Ausspruch der Kündigung schriftlich anfordern (siehe Vorlage Kündigungsschreiben). Der Arbeitgeber muss das Zeugnis am letzten Arbeitstag aushändigen.
Beim Zwischenzeugnis: jederzeit bei Vorliegen eines triftigen Anlasses — Vorgesetztenwechsel, Reorganisation, eigener geplanter Wechsel, längere Auszeit (Elternzeit, Sabbatical). Der Anspruch ergibt sich aus der arbeitsvertraglichen Fürsorgepflicht des Arbeitgebers (§ 241 Abs. 2 BGB).
Inhalt der schriftlichen Anforderung
- Vor- und Nachname, Personalnummer, aktuelle Anschrift
- Name und Anschrift des Arbeitgebers — als juristische Person, nicht der Vorgesetzte
- Datum und Ort
- Klarer Betreff («Anforderung eines qualifizierten Arbeitszeugnisses»)
- Bezugnahme auf das Arbeitsverhältnis: Eintrittsdatum, ggf. Beendigungsdatum, Funktion
- Konkrete Forderung: einfaches/qualifiziertes Zeugnis, Zwischen- oder Endzeugnis
- Erbetene Schwerpunkte und besonders zu würdigende Projekte (optional, aber wirksam)
- Frist (in der Regel zwei bis vier Wochen)
- Bitte um Übergabe in geschlossenem Umschlag oder direkten Versand an die im Schreiben angegebene Adresse
- Datum und eigenhändige Unterschrift
Formvorschriften an das Zeugnis selbst
- Schriftform mit eigenhändiger Unterschrift des Arbeitgebers oder eines Bevollmächtigten (§ 109 Abs. 3 GewO verbietet die elektronische Form)
- Originalbriefkopf des Unternehmens, sauberes Druckbild
- Keine Knicke, Flecken, Streichungen, keine erkennbaren Korrekturen
- Wahrheitsgemäß, klar und wohlwollend formuliert (BAG-Rechtsprechung)
- Keine versteckten Zeichen, Unterstreichungen, Häkchen oder Smileys
- Datum: regelmäßig der letzte Arbeitstag
- Tätigkeit ausführlich und korrekt beschrieben — Tätigkeitskatalog, Verantwortungsbereich, ggf. besondere Projekte und Kennzahlen
Codesprache: was Personaler wirklich lesen
Das BAG verlangt ein wahres und wohlwollendes Zeugnis. Daraus hat sich eine subtile, branchenweit bekannte Codesprache entwickelt. Die Notenskala für die Leistungsbewertung:
- «stets zu unserer vollsten Zufriedenheit» = Note 1 (sehr gut)
- «stets zu unserer vollen Zufriedenheit» = Note 2 (gut)
- «zu unserer vollen Zufriedenheit» = Note 3 (befriedigend)
- «zu unserer Zufriedenheit» = Note 4 (ausreichend)
- «im Großen und Ganzen zu unserer Zufriedenheit» = Note 5 (mangelhaft)
- «bemühte sich, die übertragenen Aufgaben zu erledigen» = Note 6 (ungenügend)
Auch Verhalten und Schlusssatz sind codiert. Eine fehlende oder zu schwache Schlussformel («wir wünschen Frau X für die Zukunft alles Gute» ohne «Bedauern» und «Dank») wertet das gesamte Zeugnis ab. Die Mindestformel lautet: «Wir bedauern den Weggang von Frau X sehr, danken ihr für die stets hervorragende Zusammenarbeit und wünschen ihr für die berufliche und private Zukunft weiterhin alles Gute.»
Wenn das Zeugnis schwach oder verzögert kommt
Stellt sich heraus, dass das Zeugnis schlechter ausfällt als verdient: Sie können auf Berichtigung bzw. Anhebung klagen. Beweislast: Bis Note 3 trägt der Arbeitnehmer die Beweislast für eine bessere Leistung. Über Note 3 hinaus muss der Arbeitgeber eine schlechtere Note begründen (BAG, 18.11.2014, 9 AZR 584/13).
Verzögert sich das Zeugnis ungebührlich: schriftliche Mahnung mit Frist (zwei Wochen), danach Klage beim Arbeitsgericht. Der Anspruch verjährt nach drei Jahren (§ 195 BGB), kann aber nach Vertragsende auch früher verwirken — daher zügig handeln.
Sonderfälle in AT und CH
Österreich: Arbeitnehmer haben Anspruch auf ein einfaches Dienstzeugnis (§ 39 AngG). Ein qualifiziertes Zeugnis kann verlangt werden, ist jedoch nur Pflicht, wenn die Beschäftigung mindestens drei Monate gedauert hat. Wahrheits- und Wohlwollensgebot gelten auch in AT.
Schweiz: Anspruch auf ein einfaches Arbeitszeugnis oder qualifiziertes Arbeitszeugnis nach Art. 330a OR. Auch hier gilt das Wohlwollensprinzip. Eine Zwischenzeugnis-Anforderung ist möglich, der Arbeitgeber muss innerhalb angemessener Frist liefern.
Häufige Fehler
- Mündliche Anfrage ohne schriftlichen Beleg — bei Streit kein Beweis
- Zu späte Anforderung: nach Vertragsende geraten Inhalte in Vergessenheit
- Unzufrieden, aber kein Berichtigungsverlangen: das Zeugnis liegt für immer in der Personalakte
- Zwischenzeugnis nicht erbeten bei Vorgesetztenwechsel — der neue Vorgesetzte kennt Ihre Leistung nicht und kann sie schlechter bewerten
- Eigene Inhalte einfach übernommen — der Arbeitgeber bleibt verantwortlich für Wahrheit und Wohlwollen
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