Wann Sie ein Einladungsschreiben für ein Visum brauchen
Mit einem Einladungsschreiben erklären Sie als Gastgeber, dass Sie eine Person aus dem Ausland für einen kurzen Aufenthalt bei sich empfangen, sei es als Tourist, zu einem Familienbesuch, geschäftlich oder für eine Behandlung. Viele Konsulate verlangen es für ein Kurzzeitvisum. Eine fehlende oder widersprüchliche Einladung gehört zu den häufigen Gründen für eine Ablehnung.
Konsulate lehnen oft mit der Begründung ab, der Zweck der Reise sei unklar oder die Rückkehr des Gastes nicht gesichert. Ein Schreiben mit genauen Daten, stimmigen Angaben und den passenden Belegen nimmt diesen Zweifeln die Grundlage.
Die drei häufigsten Visa
Schengen-Visum Typ C: für Aufenthalte bis zu 90 Tagen innerhalb von 180 Tagen im Schengen-Raum, zum Beispiel als Tourist, zu Besuch bei Familie oder geschäftlich. Es brauchen Staatsangehörige visumpflichtiger Länder, etwa der Türkei, Indiens, Chinas oder vieler afrikanischer Staaten. Rechtsgrundlage ist die Verordnung (EG) Nr. 810/2009 (Visakodex), dazu das nationale Recht (DE: AufenthG, AT: FPG und NAG, CH: VEV und AIG).
US-Visum B1/B2: B1 für Geschäftsreisen, B2 für Tourismus und Besuche. Ein Einladungsschreiben ist keine Pflicht, hilft aber, den Zweck der Reise und die Rückkehrabsicht zu belegen. Rechtsgrundlage: 8 USC § 1101(a)(15)(B) und 22 CFR 41.31.
UK Standard Visitor: für Tourismus, Familienbesuche oder Geschäftsreisen bis zu sechs Monaten. Ein Einladungsschreiben wird empfohlen. Rechtsgrundlage: Immigration Rules, Appendix Visitor.
Für längere Aufenthalte, etwa Studium, Familiennachzug oder Arbeit, gelten eigene Verfahren. Ein einfaches Einladungsschreiben reicht dort nicht.
Deutschland: die Verpflichtungserklärung nach § 68 AufenthG
Besucht Sie jemand aus einem visumpflichtigen Land privat für bis zu 90 Tage, geht es um zwei verschiedene Dokumente:
- Die Verpflichtungserklärung nach § 68 AufenthG: ein amtliches Formular, das Sie persönlich bei der Ausländerbehörde Ihres Wohnorts abgeben. Damit haften Sie für die Kosten des Aufenthalts, also Lebensunterhalt, Krankheit und eine mögliche Rückführung (§§ 66, 67 AufenthG). Die Gebühr beträgt in der Regel 29 €. Sie müssen Ihre Zahlungsfähigkeit belegen, zum Beispiel mit Gehaltsabrechnungen der letzten drei Monate und dem Mietvertrag.
- Das Einladungsschreiben: ein persönlicher Brief, der den Anlass, Ihre Beziehung zum Gast, das Programm und die Dauer des Besuchs erklärt. Es ergänzt die Verpflichtungserklärung und macht den Antrag nachvollziehbar.
Österreich: Die Haftungserklärung nach § 2 NAG geben Sie bei der zuständigen Behörde ab, ebenfalls mit Nachweis Ihrer Einkünfte. Schweiz: Die Garantieerklärung nach Art. 7 VEV wird von der kantonalen Migrationsbehörde geprüft. Die Haftung beträgt in der Regel bis zu 30.000 CHF.
Was in die Einladung gehört
- Ihre Angaben als Einlader: Name, Geburtsdatum und -ort, Staatsangehörigkeit oder Aufenthaltstitel, Anschrift, Beruf.
- Die Angaben zum Gast: Name, Geburtsdatum und -ort, Staatsangehörigkeit, Anschrift im Heimatland, Passnummer und Ablaufdatum.
- Ihre Beziehung zueinander: Familie (mit Nachweis), langjährige Freundschaft, Geschäftspartner.
- Der Anlass: Familienbesuch, Hochzeit, Fachkonferenz, medizinische Behandlung.
- Die Reisedaten: Anreise, Abreise und Dauer in Tagen.
- Die Unterkunft: die vollständige Adresse. Sie muss mit der Verpflichtungserklärung übereinstimmen.
- Wer die Kosten trägt: Sie komplett, nur die Unterkunft, oder der Gast selbst.
- Die Anlagen, einzeln aufgezählt.
Belege, die meist verlangt werden
- Kopie Ihres Personalausweises oder Aufenthaltstitels, Vorder- und Rückseite
- Wohnsitznachweis, nicht älter als drei Monate
- Mietvertrag oder Grundbuchauszug
- Die letzten drei Gehaltsabrechnungen oder der letzte Einkommensteuerbescheid
- Reisekrankenversicherung des Gastes mit mindestens 30.000 € Deckung (Art. 15 Visakodex)
- Für Deutschland: die Verpflichtungserklärung der Ausländerbehörde, wenn Sie die Kosten übernehmen
Ton und Formulierung
Schreiben Sie sachlich und konkret. Sätze wie «ich würde mich sehr freuen» oder «diese Person ist absolut vertrauenswürdig» sagen dem Konsulat nichts. Nennen Sie stattdessen, seit wann Sie sich kennen, woher, und warum der Besuch gerade jetzt stattfindet.
Konsulate sehen täglich dieselben Vorlagen. Ein Brief mit echten Einzelheiten, etwa dem 70. Geburtstag der Mutter oder einem bestimmten Messetermin, und mit Ihrer eigenhändigen Unterschrift wirkt glaubwürdiger.
Anlass Hochzeit
Kommt der Gast zu einer Hochzeit, legen Sie die Einladung oder die Bestätigung des Standesamts über den Termin bei. Beantragen Sie das Visum früh genug.
Anlass medizinische Behandlung
Legen Sie den Kostenvoranschlag oder die Kostenübernahme der Klinik bei, den Nachweis einer Krankenversicherung, die Behandlung und Rücktransport abdeckt, und ein Attest des behandelnden Arztes im Heimatland.
Anlass Konferenz oder Geschäftsreise
Legen Sie die Einladung des Veranstalters, das Programm und die Anmeldebestätigung bei. Bei Geschäftsterminen helfen E-Mails oder Verträge mit den Firmen, die besucht werden.
Häufige Gründe für eine Ablehnung
- Zweifel an der Rückkehr: etwa bei jungen, ledigen Gästen ohne feste Arbeit im Heimatland. Beschreiben Sie familiäre und berufliche Bindungen dort.
- Zu geringe Mittel des Einladers im Verhältnis zur Dauer des Besuchs. Ein kürzerer Aufenthalt oder ein zweiter Verpflichtungsgeber kann helfen.
- Widersprüche zwischen Einladung, Verpflichtungserklärung und Visumantrag. Lesen Sie alles nebeneinander gegen.
- Fehlende oder abgelaufene Unterlagen. Gehen Sie die Liste des Konsulats vor der Abgabe Punkt für Punkt durch.
- Frühere Überschreitung eines Visums durch den Gast. Das lässt sich kaum ausgleichen.
Dauer und Kosten
Über ein Schengen-Visum entscheidet das Konsulat in der Regel innerhalb von 15 Kalendertagen, in Einzelfällen dauert es bis zu 45 Tage. Die Gebühr beträgt seit Juni 2024 für Erwachsene 90 €. Das US-Visum B1/B2 kostet eine Antragsgebühr von 185 USD, dazu kommt ein Interview in der Botschaft. Die Gebühr für das UK-Besuchervisum steht auf der Website der britischen Regierung.
Wenn das Visum abgelehnt wird
- Lesen Sie die Begründung genau. Der angekreuzte Grund zeigt, was beim nächsten Antrag fehlen darf und was nicht.
- Rechtsbehelf: Welcher Weg offensteht und mit welcher Frist, steht in der Rechtsbehelfsbelehrung des Bescheids. In Deutschland ist für Klagen gegen Visumentscheidungen das Verwaltungsgericht Berlin zuständig, die Frist beträgt einen Monat ab Zustellung.
- Neuer Antrag: Oft ist es schneller, einige Monate später mit vollständigeren Unterlagen neu zu beantragen, vor allem wenn die Ablehnung auf Zweifeln beruhte.
Was Lettrio daraus macht
Sie geben Visumtyp, Ihre Angaben, die des Gastes, den Anlass, die Reisedaten und die Kostenübernahme an. Lettrio schreibt daraus eine Einladung, die zum Visumtyp passt, und listet die Anlagen auf, die dazugehören. Sie unterschreiben den Ausdruck und legen ihn dem Antrag bei. Den Anfang lesen Sie kostenlos, das vollständige Schreiben kostet 2,99 €.