Mahnung und Mahnbescheid: Forderungen rechtssicher eintreiben
Eine Mahnung ist die formelle Aufforderung an den Schuldner, eine fällige Geldforderung zu begleichen. Sie ist die Vorstufe zum gerichtlichen Mahnverfahren und in vielen Fällen nach § 286 BGB Voraussetzung dafür, dass der Schuldner überhaupt in Verzug gerät — und Sie Verzugszinsen sowie Mahnkosten verlangen können.
Wer eine Forderung nicht innerhalb von drei Jahren ab Schluss des Jahres der Entstehung geltend macht, verliert sie wegen Verjährung (§ 195 BGB). Schnelles, sauberes Mahnen ist daher kein nettes Extra, sondern bare Existenzsicherung — bei Selbstständigen entscheidet das Mahnwesen oft über Liquidität und Solvenz.
Wann tritt der Schuldner in Verzug?
Nach § 286 Abs. 1 BGB gerät der Schuldner durch Mahnung nach Eintritt der Fälligkeit in Verzug. Es gibt drei wichtige Ausnahmen, in denen keine Mahnung nötig ist:
- Kalendermäßig bestimmtes Zahlungsziel auf der Rechnung («zahlbar bis 15.10.»): Verzug tritt automatisch am Folgetag ein (§ 286 Abs. 2 Nr. 1 BGB)
- 30 Tage nach Zugang der Rechnung gegenüber Verbrauchern, sofern auf diese Folge in der Rechnung ausdrücklich hingewiesen wurde (§ 286 Abs. 3 BGB)
- Im B2B-Bereich 30 Tage nach Rechnungszugang ohne weiteren Hinweis
In Österreich regelt § 1333 ABGB den Verzugszins; gegenüber Unternehmen kommen die 9,2 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz nach § 456 UGB zur Anwendung. In der Schweiz gilt Art. 102 ff. OR.
Verzugszinsen und Mahnkosten
- Verbraucher (DE): 5 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz (§ 288 Abs. 1 BGB)
- Unternehmer (DE): 9 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz (§ 288 Abs. 2 BGB)
- Mahnpauschale B2B (DE): 40 € pauschal (§ 288 Abs. 5 BGB)
- AT B2B: 9,2 Punkte über Basiszinssatz, 40 € Pauschale (§ 458 UGB)
- Verzugszinsen CH: 5 % Standard (Art. 104 OR), höhere vertragliche Sätze möglich
Hinzu kommen die tatsächlichen Mahnkosten (Porto, Material — in der Regel 2,50 € pro Mahnung). Anwaltskosten ab der ersten begründeten Mahnung sind Verzugsschaden und vom Schuldner zu erstatten.
Drei-Stufen-Strategie
- 1. Mahnung (Erinnerung): höflich, sachlich, mit Hinweis auf Fälligkeit, neue Frist 7–14 Tage
- 2. Mahnung: deutlicher, mit Verzugszinsen ab Fälligkeit, Mahnpauschale (B2B), Hinweis auf gerichtliches Mahnverfahren
- 3. Mahnung («letzte Mahnung vor gerichtlichen Schritten»): kurze Frist (5–7 Tage), Ankündigung Mahnbescheid und Inkasso
Drei Mahnungen sind nicht gesetzlich vorgeschrieben. Sie können sofort nach Verzugsbeginn ein gerichtliches Mahnverfahren einleiten. Drei Stufen sind aber praxiserprobt und schonen die Geschäftsbeziehung.
Pflichtinhalt jeder Mahnung
- Vor- und Nachname, Anschrift, Telefon, E-Mail, Steuernummer (bei Unternehmen) des Gläubigers
- Vollständige Anschrift des Schuldners
- Datum und Ort
- Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Leistungsdatum, ursprüngliche Fälligkeit
- Konkreter offener Betrag (ggf. mit Zwischenrechnungen, Teilzahlungen, Gutschriften)
- Verzugszinsen ab welchem Datum, Zinssatz, bisheriger Zinsbetrag
- Mahnpauschale (40 € im B2B-Bereich)
- Eindeutige neue Zahlungsfrist mit Datum
- Bankverbindung (IBAN, BIC) mit Verwendungszweck
- Ankündigung weiterer Schritte bei Nichtzahlung
- Datum, Unterschrift, Stempel (bei Firmen)
Das gerichtliche Mahnverfahren
Bleibt die Zahlung aus, ist der nächste Schritt der Mahnbescheid (§§ 688 ff. ZPO). Antrag online über www.online-mahnantrag.de beim zuständigen zentralen Mahngericht. Vorteile: günstig (Kosten staffeln sich nach Streitwert, ab ca. 36 €), schnell (Mahnbescheid innerhalb von 1–3 Wochen) und ohne Anwaltszwang. Erhebt der Schuldner Widerspruch, geht das Verfahren in das streitige Verfahren über; ohne Widerspruch erhalten Sie nach 14 Tagen den Vollstreckungsbescheid und können einen Gerichtsvollzieher beauftragen.
In Österreich gibt es das vergleichbare «Mahnklageverfahren» nach §§ 244 ff. ZPO; in der Schweiz das Betreibungsverfahren beim örtlichen Betreibungsamt nach SchKG (Schuldbetreibungs- und Konkursgesetz) — hier erhält der Schuldner einen Zahlungsbefehl und kann Rechtsvorschlag erheben.
Außergerichtliches Inkasso
Inkassobüros arbeiten gegen Erfolgsprovision oder pauschale Sätze. Die Inkassokosten sind Verzugsschaden und vom Schuldner zu tragen, jedoch nur soweit sie eine eigene Anwaltsbeauftragung nicht überschreiten (§ 286 Abs. 4 BGB i. V. m. RVG). Achten Sie auf eine seriöse, im Rechtsdienstleistungsregister eingetragene Adresse.
Häufige Fehler
- Ohne Fälligkeitsangabe gemahnt — der Schuldner ist gar nicht in Verzug
- Gegenüber Verbrauchern keinen Verzugshinweis auf der Rechnung — automatischer Verzug nach 30 Tagen entfällt
- Verzugszinsen falsch berechnet — der Basiszinssatz wechselt halbjährlich (Veröffentlichung in der Bundesbank-Statistik)
- Mahnpauschale gegenüber Verbrauchern verlangt — gilt nur im B2B-Verkehr
- Verjährung verpasst — drei Jahre, jeweils zum 31.12. des Jahres laufend (§§ 195, 199 BGB)
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