La relance de paiement est un courrier envoye a un debiteur pour lui rappeler qu'une facture est arrivee a echeance et reste impayee. C'est la premiere etape amiable du processus de recouvrement de creance. Bien redigee, elle suffit souvent a obtenir le reglement sans avoir a engager de procedure juridique.
Quand envoyer une relance ?
La relance doit etre envoyee des que la date d'echeance de la facture est depassee. En pratique, il est courant d'attendre 7 a 10 jours apres l'echeance pour laisser le temps au debiteur de proceder au paiement. Au-dela de 30 jours, il est recommande de passer a une mise en demeure formelle.
Les etapes d'escalade
Le processus de recouvrement amiable suit generalement trois etapes :
- 1. Relance amiable : un simple rappel poli de la facture impayee, par email ou courrier. Ton courtois, rappel des references de la facture et du montant du.
- 2. Relance ferme : si la premiere relance reste sans reponse apres 15 jours, un second courrier plus ferme est envoye, rappelant les penalites de retard applicables.
- 3. Mise en demeure : dernier avertissement avant une action en justice. Envoyee en recommande avec accuse de reception, elle fixe un delai ultime de paiement (8 a 15 jours) et mentionne les consequences juridiques en cas de non-paiement.
Les elements essentiels
Toute relance de paiement efficace doit contenir :
- Reference de la facture : numero, date d'emission
- Montant du : montant TTC restant a payer
- Date d'echeance depassee : rappel de la date limite de paiement
- Delai accorde : nouveau delai pour regulariser la situation
- Coordonnees bancaires : pour faciliter le paiement
- Penalites de retard : montant des interets de retard applicables (le cas echeant)
Le ton a adopter
Le ton de la relance evolue selon l'etape. La premiere relance reste courtoise et presuppose un oubli. La deuxieme est plus directe et rappelle les consequences du non-paiement. La mise en demeure est formelle et juridique. Dans tous les cas, restez professionnel et factuel : evitez les menaces excessives ou le ton agressif qui pourraient deteriorer la relation commerciale.
Relance vs mise en demeure
La relance est un rappel amiable sans valeur juridique specifique. La mise en demeure, en revanche, est un acte juridique formel qui fait courir les interets de retard et constitue un prealable obligatoire avant toute action en justice. Elle doit etre envoyee en lettre recommandee avec accuse de reception pour avoir une valeur probante.
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