Carta de autorización: lo que revisa quien la recibe
Una carta de autorización es el escrito firmado con el que usted (el poderdante) permite que una persona concreta (el autorizado) actúe en su nombre para una gestión determinada: recoger un paquete, acceder a un historial médico, recoger a un menor del colegio o realizar una operación puntual en el banco. Es la versión informal del poder notarial y, para la mayoría de trámites cotidianos, es exactamente lo que la organización espera.
Que la acepten no depende casi nunca de la redacción, sino de si quien está en el mostrador puede comprobar cuatro cosas deprisa: quién es usted, a quién designa, qué puede hacer exactamente y hasta cuándo.
Cuándo no basta y hace falta un poder notarial
- Compraventa de inmuebles o firma de escrituras — se exige poder notarial.
- Gestión continuada de cuentas — los bancos imponen su propio formulario, firmado en oficina.
- Representación ante la Agencia Tributaria o la Seguridad Social — existen modelos y sistemas de apoderamiento propios, incluido el registro electrónico.
- Decisiones si usted pierde la capacidad — la carta deja de servir justo cuando haría falta. Para eso está el poder preventivo, otorgado ante notario.
Si su caso está en esa lista, la vía es un poder de representación.
Los seis elementos que se comprueban
- Su identidad completa — nombre, apellidos, DNI o NIE, domicilio y el número de cliente, contrato o expediente que la entidad ya tenga. Ese número convierte la carta de un desconocido en la carta de un cliente.
- El autorizado, identificable con su documento — nombre y apellidos exactamente como figuran en el DNI o pasaporte que va a presentar, y el número de ese documento.
- Un objeto lo bastante concreto — «recoger el envío con número de seguimiento RR123456789ES» es mejor que «ocuparse de mi correo».
- Fechas de inicio y de fin. Las autorizaciones sin plazo incomodan a cumplimiento, y cumplimiento incómodo deniega.
- Los límites que quiera dejar por escrito — un importe máximo, una sola visita, consulta sin copia.
- Su firma manuscrita y la fecha. Un nombre mecanografiado no es una firma; muchas entidades piden además la firma del autorizado.
Los casos habituales
- Banco — para una operación única suele bastar con la carta, copia del DNI y el importe y número de cuenta exactos. Cuente con una llamada de comprobación.
- Historia clínica — la Ley 41/2002 reconoce su derecho de acceso y permite ejercerlo por representación, pero el centro debe asegurarse de que la petición procede de usted: copia de ambos DNI y solicitud firmada. Llame antes, casi todos los hospitales tienen impreso propio.
- Colegio — el centro añade al autorizado a la lista de recogida. Indique nombre del menor, curso, fechas y DNI del autorizado.
- Vehículo — dentro de España no hace falta nada por escrito, pero en frontera y en alquileres y seguros se pide autorización cuando el conductor no es el titular. Incluya matrícula, marca, modelo y fechas, y compruebe que el seguro cubre a ese conductor.
Revocación
Puede revocarla cuando quiera. Comuníquelo por escrito a la entidad, recordando la fecha de emisión y el nombre del autorizado, y guarde el justificante de envío. La revocación surte efecto frente a terceros cuando llega, no cuando se escribe: si hay algo relevante en juego, envíela por burofax y pida que le devuelvan el original.