Cómo solicitar a tu empresa un certificado de empresa o un informe de vida laboral
El certificado de empresa, el informe de vida laboral, el certificado de servicios prestados y el certificado de retenciones del IRPF son documentos imprescindibles para tramitar la prestación por desempleo, una hipoteca, una solicitud de visado, un alquiler, una candidatura a un nuevo puesto o una pensión. Tu empresa actual o anterior está obligada a expedirlos en plazos determinados, pero la realidad es que muchas demoran o «pierden» la solicitud cuando no se hace por escrito.
Una solicitud formal y correctamente argumentada es lo que diferencia entre recibir el documento en una semana o tener que insistir un mes. Hacerlo por escrito es además la prueba que necesitarás si tienes que reclamar a la Inspección de Trabajo.
Tipos de certificado y para qué sirven
- Certificado de empresa para el SEPE: documento clave para solicitar la prestación o el subsidio por desempleo. La empresa debe enviarlo telemáticamente al SEPE a través del sistema certific@2 dentro de los 10 días siguientes al cese (artículo 22 del Real Decreto 625/1985 modificado)
- Informe de vida laboral: emitido por la Tesorería General de la Seguridad Social, no por la empresa; lo solicitas directamente con certificado digital, Cl@ve PIN o por SMS
- Certificado de servicios prestados: documento que acredita las fechas de alta y baja, puesto, categoría, retribución y, en su caso, motivo del cese. Lo expide la empresa
- Certificado de retenciones del IRPF: resumen anual de las retribuciones y retenciones practicadas. Obligatorio antes del 1 de febrero del año siguiente conforme al Reglamento del IRPF (RD 439/2007)
- Carta de recomendación: documento voluntario, no obligatorio, con valoración cualitativa
Marco legal en España
El Estatuto de los Trabajadores (RDL 2/2015) obliga al empresario a entregar al trabajador un recibo de finiquito al extinguirse la relación (art. 49) y a documentar correctamente las retribuciones mediante el recibo de salarios (art. 29.1 ET) en el modelo oficial o pactado por convenio.
El certificado de empresa al SEPE está regulado por el Real Decreto 625/1985 de protección por desempleo: la empresa tiene la obligación legal de remitirlo telemáticamente, sin que el trabajador deba entregarlo en papel salvo en supuestos excepcionales. El incumplimiento es infracción grave en materia de Seguridad Social conforme al Real Decreto Legislativo 5/2000 (LISOS), sancionable por la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.
El certificado de retenciones es obligatorio antes del 1 de febrero del año siguiente al de devengo conforme al art. 108 del Reglamento del IRPF; su falta dificulta la declaración de la renta y puede denunciarse ante la AEAT.
En América Latina: México reconoce el derecho del trabajador a la constancia de jornada y salario (art. 132 LFT) y al certificado del SAT (constancia de retenciones); Argentina, los certificados del art. 80 LCT (de servicios y remuneraciones, y de aportes a la seguridad social) son de entrega obligatoria al cese, con sanción específica por incumplimiento; Colombia, art. 57.7 CST sobre obligación del empleador de expedir certificación del tiempo de servicio; Chile, finiquito y certificado de cotizaciones obligatorios al término del contrato.
Estructura de la solicitud por escrito
- Tus datos completos como trabajador (nombre, DNI, dirección, NAF de la Seguridad Social, correo electrónico, teléfono)
- Identificación de la empresa (razón social, CIF, dirección)
- Fechas de inicio y, en su caso, de cese de la relación laboral
- Categoría profesional y puesto
- Documento o documentos solicitados, identificándolos por su nombre exacto
- Finalidad para la que se necesitan (cuando ayude a obtener una respuesta más rápida)
- Plazo razonable de entrega (10-15 días naturales)
- Forma de entrega preferida: en mano, correo electrónico, correo postal a la dirección indicada
- Cita del precepto legal aplicable cuando el documento sea de entrega obligatoria
- Firma y fecha
Cómo enviar la solicitud
El correo electrónico al departamento de RRHH o de Administración con acuse de recibo o lectura suele ser suficiente. Si la empresa no responde en el plazo solicitado, eleva la solicitud por burofax con acuse de recibo y certificación de contenido: ese documento será la prueba principal en una eventual reclamación a la Inspección de Trabajo. Como segundo recordatorio puedes mencionar la posibilidad de denuncia.
Cómo escalar si la empresa no responde
- Envía burofax al domicilio social de la empresa con plazo firme de 10 días
- Pasado el plazo, presenta papeleta de conciliación ante el Servicio de Mediación, Arbitraje y Conciliación (SMAC) si el fondo del asunto es laboral
- Presenta denuncia ante la Inspección de Trabajo y Seguridad Social por incumplimiento del Real Decreto 625/1985 (certificado de empresa) o de las obligaciones documentales del Estatuto de los Trabajadores
- Solicita al SEPE que requiera de oficio el certificado a la empresa, aportando tu solicitud previa por burofax
- En caso de pérdida grave de prestaciones, acción judicial en el orden social
Errores frecuentes
- Pedir el certificado verbalmente o por WhatsApp
- No identificar correctamente el documento solicitado (no es lo mismo certificado de empresa que de servicios prestados)
- No fijar plazo
- No conservar prueba del envío
- Esperar varios meses antes de reclamar — algunos plazos administrativos pueden cerrarse
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